Área 3.5

Haz que la conservación y la supresión lleguen a donde la IA esconde datos

Cuando hay que suprimir los datos de alguien, ¿llega realmente la supresión a todos los lugares donde la IA los colocó?

Baseline: 1Enhanced: 2 3 controles

A quién se aplica

Se entra en cada sistema de IA. Algunos de sus controles solo aplican si trata datos personales (B4). Llega hasta donde alcance la letra del sistema, e implántalo en tu modo.

Por qué existe

Fija reglas de conservación y de borrado que alcancen los sitios donde la IA acumula datos personales sin hacer ruido, porque el derecho a que los datos se borren no se detiene en la base de datos, y tú tampoco deberías. Los sistemas de IA guardan datos personales en las trazas de cada interacción, en los historiales de conversación almacenados y en las representaciones numéricas que derivan de los datos; y una solicitud de borrado que limpia el registro original y deja todo eso intacto es una obligación incumplida y una brecha esperando a que la encuentren. Los regímenes de protección de datos de Europa y de un número creciente de jurisdicciones conceden a las personas el derecho de supresión; respétalo allá donde fueron los datos, no solo donde empezaron.

Qué hacer

Fija límites de conservación para las trazas y los historiales, y hazlos cumplir. Las trazas de interacción y los historiales de conversación acumulan datos personales de forma indefinida salvo que decidas otra cosa. Fija cuánto tiempo se conserva cada cosa, ajustado a por qué la necesitas, y bórralo en ese calendario de forma automática: una traza indefinida es un pasivo indefinido.
Haz que el borrado alcance a los almacenes derivados. Cuando una persona ejerce su derecho a que se borren sus datos, asegúrate de que el borrado alcanza a las representaciones numéricas y a los almacenes derivados construidos a partir de esos datos, y no solo al registro de origen. Es el paso que casi todas las organizaciones se dejan, porque esos almacenes son invisibles para un proceso de privacidad diseñado antes de que la IA los creara.
Confirma que tu proveedor puede borrar por ti, y exígeselo. Cuando un tercero trata tus datos, tu obligación de borrado se extiende también a sus sistemas. Establece —en el cuestionario de diligencia debida y en el contrato del área de aprovisionamiento— que el proveedor borrará tus datos y sus derivados cuando se le pida, y que puede demostrarlo.

Controles

Baseline 1 controles

Control 158

Fija y aplica límites de conservación a los registros de inferencia y a los historiales de conversación.

BaselinePreventivotodos los rolespor sistemadatos personales

Qué es

Supresión automática según el calendario; ninguna conservación indefinida por defecto.

Cómo implantarlo · Reglas mínimas

Plazo de conservación fijado por almacén: logs de inferencia, historiales de conversación, archivos subidos, copias en poder del proveedor
Plazo ajustado a la finalidad (p. ej. 30 días para resolver incidencias; más solo con un motivo declarado)
Borrado automático según calendario, usando el ajuste de conservación de la herramienta o del proveedor cuando exista
Historial de conversación desactivado o acortado cuando el uso no lo necesita
Sin conservación indefinida por defecto; toda excepción registrada con responsable y fecha de fin

Cómo arrancar

Localiza los ajustes de conservación de la herramienta y de su proveedor, fija un plazo para cada log e historial y activa el borrado automático.

Evidencia

El calendario de conservación y la configuración que muestra el borrado automático activo.

Modo: ligero / estándar / completo

ligero: Configura las opciones de conservación e historial integradas del proveedor y anota los plazos elegidos en una hoja de cálculo.
estándar: El responsable del sistema fija la conservación por almacén y TI comprueba cada trimestre que el borrado se ejecuta.
completo: La conservación se aplica de forma centralizada en la plataforma de logs, con informes de borrado revisados por la función de privacidad.

Enhanced 2 controles

Control 159

Extiende la supresión a los almacenes numéricos derivados.

EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema

Qué es

La supresión llega a las representaciones construidas a partir de los datos, no solo al registro de origen.

Cómo implantarlo · Pasos

Localiza: usa el inventario para encontrar todos los almacenes derivados construidos con los datos de la persona
Borra o reconstruye: elimina las entradas de la persona de cada índice o reconstrúyelo a partir de fuentes depuradas
Cubre las copias de esos datos en cachés, logs e historiales de conversación
Verifica: busca en el sistema los identificadores de la persona tras el borrado y confirma que no devuelve nada
Registra la solicitud, los almacenes cubiertos, la fecha de cierre y el resultado de la verificación

Cómo arrancar

Añade al procedimiento de supresión un paso sobre almacenes derivados que indique, por sistema, qué índices hay que actualizar y cómo.

Evidencia

Registros de supresión que muestran los almacenes derivados cubiertos y la búsqueda de verificación.

Modo: ligero / estándar / completo

ligero: Pregunta al proveedor o integrador cómo retirar los documentos de una persona del índice de la herramienta y recógelo en el procedimiento.
estándar: El responsable del sistema ejecuta el borrado en los almacenes derivados dentro del plazo de supresión, con seguimiento en el registro de solicitudes.
completo: Las solicitudes de supresión se propagan a los almacenes derivados a través de la trazabilidad de datos registrada, con verificación anotada automáticamente.

Control 160

Asegura que el proveedor suprime tus datos y sus derivados, con pruebas de ello.

EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema

Qué es

Establecido contractualmente y verificado, no presupuesto.

Cómo implantarlo · Estructura mínima

Pregunta de diligencia debida: ¿puede el proveedor borrar nuestros datos y sus derivados (logs, índices, copias de modelos adaptados) a petición, y en qué plazo?
Cláusula contractual: borrado a petición y al final del contrato en un plazo fijado (p. ej. 30 días), copias de seguridad incluidas al cerrar su ciclo
Alcance a los subcontratistas del propio proveedor que tengan los datos
Prueba: confirmación escrita del borrado en cada solicitud
Verificación: derecho a pedir evidencias del borrado y a comprobarlo periódicamente

Cómo arrancar

Revisa si el contrato actual con el proveedor tiene una cláusula de borrado que cubra los derivados y, si falta, solicita una adenda o inclúyela en la renovación.

Evidencia

La cláusula contractual y las confirmaciones de borrado del proveedor.

Modo: ligero / estándar / completo

ligero: Usa las condiciones estándar de tratamiento de datos del proveedor, confirma que cubren los derivados y guarda los correos de confirmación de borrado.
estándar: Compras incluye la cláusula en todos los contratos de IA y el responsable de privacidad pide confirmación en cada supresión.
completo: Jurídico y gestión de proveedores mantienen cláusulas estándar y verifican periódicamente el borrado del proveedor frente a las evidencias recibidas.

Evidencia

Los calendarios de conservación y la evidencia del borrado efectivo; los registros que demuestran que el borrado alcanza a los almacenes derivados; las condiciones de borrado del proveedor y sus confirmaciones.