¿De quién es la información que ve este sistema y adónde va?
Baseline: 1Enhanced: 23 controles
A quién se aplica
Se entra en cada sistema de IA. Algunos de sus controles solo aplican si trata datos personales (B4). Llega hasta donde alcance la letra del sistema, e implántalo en tu modo.
Por qué existe
Cartografía los datos personales a lo largo de toda la vida del sistema, no solo en su almacén principal. Para cada sistema de IA, establece qué información personal trata y en qué fase: los datos con los que se entrenó o se adaptó, los datos que consulta para responder y —los dos que siempre se pasan por alto— los datos que llegan en las instrucciones que la gente le escribe y los datos que se acumulan en las trazas que guarda. No puedes proteger, minimizar ni borrar lo que no has localizado, y el inventario localizado es el cimiento sobre el que se construyen todas las demás áreas de este dominio.
Qué hacer
Rastrea los datos personales por el entrenamiento, la consulta, las instrucciones y las trazas. Para cada sistema, responde a cuatro preguntas: qué datos personales lo entrenaron o lo adaptaron; qué datos personales consulta cuando funciona; qué datos personales meten en él los usuarios al usarlo; y qué datos personales acaban en sus trazas y en su historial almacenado. En las dos últimas es donde se esconde la exposición, porque nadie las diseñó para guardar datos personales: simplemente los van acumulando.
Registra también las representaciones numéricas como datos personales. Los sistemas de IA convierten de forma rutinaria tus documentos y tus registros en representaciones numéricas: largas listas de números que el modelo usa para encontrar y comparar información. Esos almacenes derivados se construyen a partir de los datos originales y pueden arrastrar su contenido personal, y sin embargo casi nunca se tratan como datos personales. Añádelos al inventario: una obligación de privacidad que se detiene en el registro original y nunca llega a su sombra numérica está cumplida solo a medias.
Conecta este inventario con el que ya mantienes. No es un ejercicio aparte: amplía el inventario de IA del dominio de gobernanza con una lente de privacidad. Etiqueta allí cada activo con los datos personales que toca y con las reglas que gobiernan esos datos, para que la privacidad sea visible en el activo y no haya que reconstruirla durante un incidente o una solicitud de acceso.
Controles
Baseline1 controles
Control 147
Mantén, para cada sistema, un registro de los datos personales tratados en cada etapa.
BaselinePreventivotodos los rolespor sistemadatos personales
Qué es
Entrenamiento, consulta, prompts y registros de actividad; los dos últimos incluidos por defecto, no a petición.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Etapa: datos de entrenamiento o adaptación, fuentes consultadas, prompts y archivos subidos por los usuarios, logs e historiales almacenados
Categorías de datos personales en cada etapa (p. ej. nombres, datos de contacto, financieros, de salud)
De quién son: clientes, empleados, candidatos, terceros mencionados en documentos
Dónde se guardan y durante cuánto tiempo, también en el lado del proveedor
Responsable del registro y fecha de la última revisión
Cómo arrancar
Para cada sistema de IA, plantea a su responsable cuatro preguntas —con qué se entrenó, qué consulta, qué escriben o suben los usuarios, qué guardan sus logs— y rellena una fila por etapa.
Evidencia
El registro por sistema con las cuatro etapas completas, incluidos prompts y logs.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Una pestaña de hoja de cálculo por sistema, rellenada por quien gestiona la herramienta a partir de la documentación del proveedor sobre entrenamiento y logs.
estándar
El responsable del sistema mantiene el registro junto al inventario de IA y el responsable de privacidad lo revisa antes de cada puesta en producción.
completo
La función de privacidad mantiene los registros en su registro de privacidad, alimentado en parte por el descubrimiento automático de flujos de datos, y los revisa ante cada cambio.
Enhanced2 controles
Control 148
Incluye los almacenes numéricos derivados en el inventario de datos personales.
EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Se tratan como datos personales siempre que se construyan a partir de ellos.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Identificador del almacén y sistema que lo usa (p. ej. el índice de documentos que consulta un asistente de búsqueda)
Datos de origen a partir de los que se construyó y categorías de datos personales que arrastra
Cómo se actualiza cuando los datos de origen cambian o se borran
Acceso y conservación, iguales a los de los datos de origen
Vínculo con la entrada de origen en el registro de datos personales del sistema
Cómo arrancar
Enumera todos los lugares donde documentos o registros se convierten en representaciones numéricas para buscar o comparar, y márcalos como datos personales siempre que alguna de sus fuentes lo sea.
Evidencia
Entradas del inventario para cada almacén derivado con sus datos de origen y categorías de datos personales.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Pregunta al proveedor o integrador qué índices construye la herramienta con tus documentos y añade cada uno al registro.
estándar
El responsable del sistema registra cada almacén derivado al construirlo, como punto de la lista de comprobación de despliegue.
completo
Los almacenes derivados se detectan a partir de la configuración de la plataforma y se registran en el registro de privacidad con su trazabilidad hasta los datos de origen.
Control 149
Etiqueta cada activo de IA con sus datos personales y las normas que lo rigen.
EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Se recoge en el inventario de Gobernanza y se mantiene al día a medida que cambia el sistema.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Categorías de datos personales que toca el activo, tomadas del registro por sistema
Categorías especiales presentes: salud, origen étnico, creencias, biometría, datos de menores
Normas aplicables: ley de protección de datos aplicable, deberes de confidencialidad contractuales y sectoriales, normas internas de conservación
Fecha de la última actualización, renovada ante cualquier cambio de modelo, fuente de datos o finalidad
Cómo arrancar
Añade al inventario de IA existente columnas de datos personales y normas aplicables, y rellénalas a partir de los registros de datos personales por sistema.
Evidencia
El inventario de IA con las etiquetas de privacidad completas y su historial de cambios.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Dos columnas más en la hoja de cálculo del inventario, que actualiza quien la mantiene cada vez que cambia una herramienta.
estándar
El responsable del inventario actualiza las etiquetas al aprobar cada cambio y el responsable de privacidad las revisa cada trimestre.
completo
Las etiquetas son campos obligatorios del sistema de gestión de activos, validados por la función de privacidad y sincronizados con el registro de privacidad.
Evidencia
El registro de datos personales de cada sistema; las etiquetas del inventario; la identificación de los almacenes derivados que contienen datos personales.