¿Qué IA existe en nuestra organización, incluida la que no sabíamos que teníamos?
Baseline: 4Enhanced: 4Advanced: 210 controles
A quién se aplica
Se entra en cada sistema de IA. Algunos de sus controles solo aplican si entrenáis o adaptáis el modelo (B1). Llega hasta donde alcance la letra del sistema, e implántalo en tu modo.
Por qué existe
Inventaria todo lo que piensa por ti, incluida la IA que nunca elegiste. No puedes gobernar, proteger ni responder de lo que no ves, y en la práctica la IA que no ves es la mayor parte: el asistente que apareció dentro de tu sistema de relación con clientes tras una actualización, la función de clasificación que activó tu herramienta de tiques, el ayudante de código dentro del editor de tus desarrolladores y las herramientas a las que tu personal se suscribió por su cuenta porque le resultaban útiles. Un inventario que recoge solo la IA que compraste deliberadamente se dejará fuera la parte más grande de tu exposición real. Construye el inventario primero; todas las demás áreas de este marco dan por hecho que existe.
Atributo mínimo
Por qué se registra
Nombre del sistema o del activo
La identidad del activo.
Tipo
Modelo / agente de IA / conector a sistemas internos / IA incorporada en software comprado / cadena de recuperación / conjunto de datos / instrucciones permanentes / comprobación automática. Nombrar el tipo obliga a usar las categorías nuevas.
Proveedor o suministrador
De quién dependes; enlaza con el área de aprovisionamiento.
Propietario de la IA
La persona nombrada que responde; enlaza con roles. Un activo sin ella es un indicador de riesgo permanente.
Datos utilizados
Qué clases de datos toca el sistema; alimenta la evaluación de privacidad y las decisiones de acceso.
¿IA de terceros incorporada? (sí/no)
La marca que más se pasa por alto: IA que llegó como una función dentro de software que ya tenías.
Regímenes aplicables
Qué normas de protección de datos o sectoriales gobiernan lo que toca el activo (por ejemplo, la normativa europea de protección de datos, las normas sobre datos de salud, las de resiliencia financiera); esto determina dónde pueden residir los datos, cuánto tiempo se conservan y qué debe ser auditable.
Criticidad
Cómo de grave podría ser el daño, cómo de reversibles son las decisiones y a cuántas personas afectan.
Clasificación del caso de uso
La clase de riesgo que este marco deriva de la criticidad: uso prohibido, alto, limitado o mínimo.
Estado en el ciclo de vida
Solicitado / en evaluación / aprobado / en producción / retirado; enlaza con el área de ciclo de vida.
Versión del modelo en uso
Se registra para que la sustitución del modelo por parte del proveedor sea un evento visible que dispare una nueva evaluación.
Qué hacer
Amplía el registro de activos que ya tienes; no abras una hoja de cálculo paralela. Si mantienes un registro de configuración —la base de datos donde informática anota sus sistemas—, amplíalo en vez de duplicarlo: añade una marca de «este activo contiene IA» y aplícala a toda herramienta que haya adquirido funciones de IA, la compraras como IA o no. Este es el paso que más se pasa por alto en el gobierno de la IA: las organizaciones inventarían lo que compraron como IA y se pierden lo que llegó como actualización de funcionalidad dentro de software que ya tenían. Una hoja de cálculo paralela, en cambio, nace desfasada y muere sin mantener.
Añade las categorías de activo de las que tu registro nunca ha oído hablar. Los registros clásicos no tienen casilla para las cosas que ahora más importan, así que esas cosas quedan sin contar. Crea categorías para: los propios modelos, anotando la versión exacta en uso, porque un proveedor puede cambiar el modelo y con él el comportamiento; los agentes de IA, es decir, cualquier IA que ejecuta acciones en vez de limitarse a producir texto; los conectores que permiten a una IA llegar a tus sistemas internos —tus ficheros, el correo, los calendarios y las bases de datos—, que son a la vez un activo y una puerta, y que casi ninguna organización inventaría todavía; las cadenas de recuperación que permiten a un modelo consultar tus propios documentos antes de responder, junto con las colecciones de documentos de las que beben; y las instrucciones permanentes y las comprobaciones automáticas que moldean el comportamiento de un modelo, que deben tratarse como configuración gobernada siempre que determinen de forma significativa lo que el sistema hace. Registra los conjuntos de datos, y las cadenas que los alimentan, como activos por derecho propio, no como meras entradas.
Mantén una lista de componentes de toda IA que construyas o adaptes. Para cada sistema que entrenes o adaptes sustancialmente, mantén una lista de ingredientes: de qué modelo base viene, qué conjuntos de datos lo entrenaron o lo ajustaron, de qué componentes de terceros depende. Esa lista es lo que te permite responder, en horas en vez de en semanas, a la pregunta «¿nos afecta?» cuando se descubre que un modelo o un conjunto de datos de algún punto de la cadena de suministro está comprometido, tiene un origen ilícito o se ha retirado. Sin ella, esa pregunta se responde haciendo arqueología.
Gobierna la vida de los datos, no solo la del modelo. Dale a cada conjunto de datos y a cada cadena del inventario sus propias reglas sobre cuánto tiempo se conservan los datos, cómo se comprueba su calidad y cómo se borran, y haz que el borrado alcance a las huellas matemáticas que tus sistemas de IA derivan de los datos, y no solo a los registros originales. Regímenes de protección de datos como el europeo conceden a las personas el derecho a que se borren sus datos, y ese derecho no se detiene en la base de datos: si la información de una persona se incorporó a los almacenes derivados que consulta tu IA, un borrado que nunca llega a esos almacenes es una obligación que no has cumplido.
Caza la IA en la sombra de forma activa; una prohibición no es un inventario. Una línea de la política que diga «no uséis IA no aprobada» produce cumplimiento sobre el papel y adopción a oscuras. Acompaña la regla con un descubrimiento activo —revisa las notas de gasto en busca de suscripciones de IA, usa las herramientas que detectan qué servicios en línea usa realmente tu personal— y abre un canal sin reproche por el que la gente pueda registrar las herramientas en las que ya se apoya. Lo que quieres es la IA desconocida en tu registro; y la consigues haciendo que registrarla sea seguro y que descubrirla sea rutina, no convirtiendo su uso en una confesión.
Usa un formato estándar para la lista de componentes. Prodúcela en un formato de lista de componentes estándar y legible por máquina, y no como una lista de texto libre, para que pueda generarla el proceso de construcción y leerla automáticamente cualquier herramienta que la analice.
Controles
Baseline4 controles
Control 21
Mantén un único registro central de todos los activos de IA.
BaselinePreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Construido sobre el registro que ya gestionas, ampliado con el indicador de IA y las nuevas categorías; no una lista paralela.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Construido sobre el registro de activos que ya usas, añadiendo un indicador «contiene IA», no una lista paralela
Campos: nombre, categoría, proveedor, modelo y versión, propósito, responsable de IA, usuarios, datos tratados, conexiones con sistemas internos, fase del ciclo de vida
Cobertura: IA comprada, desarrollada, recibida como actualización de funciones o contratada por la propia plantilla
Actualización con cada sistema nuevo, cambio y retirada
Revisión de completitud al menos dos veces al año
Cómo arrancar
Añade un indicador de IA a tu lista de activos existente y pide a cada jefe de departamento que indique las herramientas de IA que usa su equipo, incluidas funciones dentro del software existente.
Evidencia
El registro y una exportación fechada del mismo.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Si no existe registro de activos, una única hoja de cálculo compartida se convierte en el registro, a cargo de una persona designada.
estándar
El registro de activos de TI se amplía con el indicador y los campos de IA, mantenido por TI con aportaciones de los responsables de IA.
completo
La base de datos de gestión de la configuración incluye el indicador y las categorías de IA, alimentada por los procesos de compras y descubrimiento.
Control 22
Asigna un Responsable de IA a cada activo.
BaselinePreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Ningún activo sin una persona designada que rinda cuentas; las excepciones se siguen como riesgos.
Cómo implantarlo · Reglas mínimas
Campo de responsable obligatorio: ninguna entrada del registro se aprueba sin él
El responsable es una persona con nombre, nunca un equipo ni el proveedor
Los activos incluyen modelos, agentes, conectores, conjuntos de datos y flujos de datos, no solo aplicaciones
Los activos sin responsable reciben uno provisional y un plazo, y se registran como riesgo
Reasignación por baja o cambio de puesto; revisión del campo en cada revisión del registro
Cómo arrancar
Filtra el registro por campos de responsable vacíos y asigna cada uno en un plazo de dos semanas.
Evidencia
El registro con el campo de responsable completo y la lista de excepciones registradas como riesgos.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
El propietario-gerente rellena la columna de responsable en la hoja de cálculo y asume cualquier activo aún sin asignar.
estándar
Quien mantiene el registro comunica cada mes a quien lidera la IA los campos de responsable vacíos.
completo
El registro impone el campo obligatorio y los activos sin responsable generan automáticamente una entrada de riesgo.
Control 23
Etiqueta cada herramienta adquirida que incorpore IA.
BaselinePreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Se revisa cuando los proveedores publican actualizaciones de funciones de IA, porque de lo contrario la etiqueta se queda obsoleta.
Cómo implantarlo · Pasos
Enumera el software y los servicios que ya pagas, a partir de los registros de finanzas y compras
Revisa las notas de versión y la configuración de administración de cada uno en busca de funciones de IA
Etiqueta cada herramienta como «contiene IA», indicando la función, si está activada y a qué datos puede acceder
Pregunta en cada compra o renovación si el producto contiene IA
Revisa la etiqueta cada vez que un proveedor anuncia una actualización con funciones de IA
Cómo arrancar
Toma la lista de suscripciones de software de finanzas y revisa las diez herramientas más usadas en busca de funciones de IA.
Evidencia
Las entradas del registro con la etiqueta de IA integrada y la fecha de la última comprobación.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Una persona designada revisa las herramientas principales dos veces al año y las marca en la hoja del inventario.
estándar
TI etiqueta las herramientas en el registro de activos y las revisa en la gestión de versiones y renovaciones.
completo
Compras y TI etiquetan las herramientas al adquirirlas y siguen de forma continua los anuncios de los proveedores, actualizando el registro.
Control 24
Usa las nuevas categorías de activos.
BaselinePreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Los modelos con sus versiones, los agentes, los conectores, las canalizaciones de recuperación, los conjuntos de datos, las canalizaciones, las instrucciones permanentes y las comprobaciones automatizadas aparecen como lo que son.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Modelos: proveedor, nombre y versión exacta en uso
Agentes: toda IA que ejecuta acciones, y qué acciones puede ejecutar
Conectores: a qué sistemas internos puede llegar una IA (archivos, correo, calendarios, bases de datos)
Flujos de recuperación y las colecciones de documentos que consultan
Conjuntos de datos y los flujos que los alimentan, como activos por derecho propio
Instrucciones permanentes y comprobaciones automáticas que determinan de forma relevante el comportamiento del sistema
Cómo arrancar
Añade estas categorías al registro y, para cada sistema de IA existente, anota primero la versión del modelo y sus conectores.
Evidencia
Entradas del registro que muestran activos en cada nueva categoría.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Añade una columna de categoría a la hoja del inventario y anota cada elemento en su propia fila.
estándar
El registro de activos incorpora estas categorías y los responsables técnicos se encargan de completarlas.
completo
Las categorías se modelan en el registro de configuración con vínculos entre modelos, agentes, conectores y datos, cargados automáticamente cuando es posible.
Enhanced4 controles
Control 25
Clasifica cada activo según su criticidad.
EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Gravedad, reversibilidad y amplitud del impacto, registradas y mantenidas al día.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Gravedad: el peor daño plausible para personas, dinero, datos u operaciones, en una escala corta (p. ej. 1–4)
Reversibilidad: si el efecto puede deshacerse y con qué rapidez
Alcance: a cuántas personas o procesos afecta
Nivel de criticidad resultante (p. ej. bajo, medio, alto, crítico) según una regla sencilla escrita
Evaluador y fecha
Reevaluación ante cualquier cambio de alcance, datos, usuarios o autonomía
Cómo arrancar
Acuerda una hoja de puntuación de tres preguntas y aplícala a los diez activos de IA más usados.
Evidencia
El campo de criticidad del registro con evaluador, fecha y justificación.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
El propietario-gerente puntúa cada activo con las tres preguntas en la hoja del inventario.
estándar
Los responsables de IA puntúan sus activos y quien lidera la IA comprueba la coherencia entre ellos.
completo
La criticidad se fija con la metodología de riesgos de la organización y se recalcula automáticamente cuando cambian los campos del registro.
Control 26
Etiqueta cada activo con los regímenes que lo rigen.
EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Así, las obligaciones de residencia, conservación y auditoría son visibles en el propio activo, en lugar de descubrirse con el incidente.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Protección de datos: si se tratan datos personales y bajo qué ley de protección de datos aplicable
Residencia: dónde se almacenan y tratan los datos y qué ubicaciones están permitidas
Conservación: plazos exigidos por las normas que obligan a la organización
Obligaciones de auditoría y registro derivadas de normas sectoriales o contratos
Normas específicas de IA que se aplican al caso de uso
Obligaciones contractuales con clientes que limitan cómo puede usarse el activo
Cómo arrancar
Pide a jurídico o a quien lleve la privacidad que enumere los regímenes que obligan a la organización y etiqueta primero los activos que tratan datos personales o regulados.
Evidencia
Las etiquetas de régimen en el registro y la lista de regímenes a la que remiten.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
El propietario-gerente, con un asesor externo si es necesario, añade una columna de regímenes a la hoja del inventario.
estándar
Jurídico o cumplimiento define la lista de etiquetas y los responsables de IA la aplican a sus activos.
completo
Las etiquetas de régimen se mantienen en el registro de configuración a partir del registro normativo y activan comprobaciones automáticas de residencia y conservación.
Control 27
Dota a los conjuntos de datos y a las canalizaciones de sus propias reglas de conservación, validación y supresión, y haz que la supresión llegue a los almacenes derivados.
EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
Una supresión que se detiene en el registro original está incompleta.
Cómo implantarlo · Reglas mínimas
Plazo de conservación de cada conjunto de datos y flujo, con el motivo u obligación que lo justifica
Validación a la entrada: origen, completitud, duplicados, formato y errores evidentes
Procedimiento de borrado que cubre registros originales, copias y copias de seguridad según un calendario definido
Almacenes derivados: índices de búsqueda y vectoriales, cachés, resúmenes, registros, modelos ajustados con esos datos
Solicitudes de supresión de personas rastreadas hasta cada almacén derivado, con confirmación registrada
Cada borrado se registra con fecha, alcance y quién lo ejecutó
Cómo arrancar
En un flujo de recuperación, sigue el rastro de un único documento (índice, caché, registros) y escribe los pasos de borrado para cada lugar.
Evidencia
Las reglas de conservación, validación y borrado y los registros que prueban que los borrados llegaron a los almacenes derivados.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Una persona designada mantiene las reglas en un documento, borra a mano y reconstruye los índices desde fuentes depuradas cuando hace falta.
estándar
Los responsables de datos fijan las reglas por conjunto y el responsable técnico ejecuta el borrado con una lista que cubre los almacenes derivados.
completo
Herramientas de ciclo de vida de datos imponen la conservación y propagan automáticamente los borrados a los almacenes derivados, con verificación periódica.
Control 28
Determina y registra la clase de riesgo del caso de uso para cada activo.
EnhancedPreventivotodos los rolespor sistema
Qué es
La clasificación que determina qué obligaciones de este marco se le aplican.
Cómo implantarlo · Pasos
Describe el caso de uso: propósito, a quién afecta, qué decisiones apoya y cuánto actúa por sí solo
Aplica los criterios del marco: efecto en derechos, dinero, salud o seguridad; afecta a personas; agéntico; datos personales
Registra la clase, el razonamiento, el evaluador y la fecha en el registro
Enumera los controles que la clase hace aplicables al activo
Reclasifica ante cualquier cambio de propósito, usuarios, datos o autonomía
Cómo arrancar
Clasifica los sistemas que ya están en producción, empezando por los que toman o apoyan decisiones sobre personas.
Evidencia
La clase de riesgo y su razonamiento, registrados por activo en el registro.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
El propietario-gerente clasifica cada uso con una lista de comprobación de una página y lo anota en la hoja del inventario.
estándar
Los responsables de IA proponen la clase y quien lidera la IA la confirma en la aprobación.
completo
La función de gobierno confirma cada clase y el comité revisa las clasificaciones de alto riesgo.
Advanced2 controles
Control 29
Mantén la lista de materiales de cada sistema que construyas o adaptes.
AdvancedPreventivodesarrollador (developer)por sistema
Qué es
Se mantiene como un registro vivo, generado siempre que sea posible en lugar de redactado a posteriori.
Cómo implantarlo · Contenido mínimo
Modelo base: proveedor, nombre, versión y licencia
Conjuntos de datos de entrenamiento o ajuste: origen, versión, licencia y si contienen datos personales
Componentes de terceros: bibliotecas, adaptadores y herramientas, con versiones
Ejecuciones de entrenamiento o ajuste: fecha y referencia a la configuración usada
En un formato estándar de lista de materiales legible por máquina, generado por el proceso de construcción
Actualizada en cada nueva versión del modelo y consultable para responder a «¿nos afecta?»
Cómo arrancar
Añade un paso al flujo de entrenamiento o construcción que genere automáticamente la lista de materiales para la próxima versión del modelo.
Evidencia
La lista de materiales de cada versión del modelo y el registro de su generación.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Quien entrena o adapta el modelo mantiene un archivo estructurado junto a cada versión, con una plantilla estándar.
estándar
El flujo de construcción genera la lista de materiales y el responsable técnico la revisa en cada versión.
completo
La generación es obligatoria en cada construcción, los resultados se guardan de forma centralizada y se cotejan automáticamente con alertas de la cadena de suministro.
Control 30
Realiza un descubrimiento continuo y automatizado de la IA no registrada.
AdvancedDetectivotodos los rolespor sistema
Qué es
Los hallazgos del descubrimiento alimentan de forma permanente el registro y los indicadores de riesgo.
Cómo implantarlo · Reglas mínimas
Fuentes: tráfico web hacia servicios de IA, gastos y tarjetas con suscripciones de IA, extensiones de navegador, aplicaciones instaladas, funciones de IA activadas por actualizaciones
Ejecuciones automáticas, de forma continua o al menos semanal
Cada hallazgo se compara con el registro; todo lo no registrado abre un ticket de registro o retirada
Indicadores de riesgo: número de IA no registrada detectada y tiempo hasta su registro o retirada
Hallazgos tratados sin culpa, junto con el canal abierto para que la plantilla registre sus herramientas
Cómo arrancar
Activa los informes de uso de servicios en línea de tus herramientas de red o de puesto de trabajo y compara la lista del primer mes con el registro.
Evidencia
Los informes de descubrimiento y los tickets que muestran cómo se resolvieron los hallazgos.
Modo: ligero / estándar / completo
ligero
Contrata un servicio externo o usa los informes de uso integrados en el equipo de red, revisados cada mes por una persona designada.
estándar
Seguridad de TI ejecuta el descubrimiento automático y pasa los hallazgos a quien mantiene el registro y a los responsables de IA.
completo
Una función dedicada ejecuta el descubrimiento continuo, integrado con el registro y el cuadro de riesgos.
Evidencia
El propio registro y sus exportaciones; las etiquetas de IA incorporada; las listas de componentes; las reglas de conservación y borrado de datos y la prueba de que alcanzan a los almacenes derivados; los informes de descubrimiento; los registros de alta sin reproche.